זול עולה ביוקר? לאו דווקא

מאת: מערכת מפיק ‏ 05/04/17

עליכם לארגן אירוע עסקי וקיבלתם תקציב ליום הולדת בגן. מה עושים? נקודות חשובות למחשבה בכתבה הבאה

האם להוזיל מקסימום עלויות לאירוע עסקי = פשוט לא לקיים אחד כזה?  RELAX ! אפשר לחגוג בגדול, ועדיין בתקציב קטן. אם עובדים נכון, מתעלים את התקציב ביעילות ומשווים בין כל הספקים – הרי לכם הצלחה באירוע והצלחה מול מנהל הכספים...

נתייחס כאן לגורמים שיכולים להשפיע מאד על העלויות:

בחירת יום
יום חמישי תמיד הכי יקר. יום ראשון ברוב המקרים יהיה זול יותר. נכון שהשבוע רק התחיל אבל אולי שווה לקחת בחשבון פחות עומס תנועה ופחות עלות...
לא מומלץ לבחור תאריכים סקסיים מדי – כמו 1.9.19 או 2.2.22 תאריכים כאלה תמיד בעדיפות לחתונות ולאירועים המוניים רבי תקציב ולכן יהיו יקרים בהרבה. מניסיון שלנו בתקופה של "בין המיצרים"
בה לא ניתן לקיים אירועי חתונה יש הרבה יותר נכונות של בעלי מקומות לאירועים להתגמש במחירים ולמלא את השבוע באירועים עסקיים.


בחירת עונה

בקיץ תמיד יותר יקר. נכון שאם חוגגים משהו שמבחינת עיתוי מחייב אותנו אז אין ברירה אבל אם יש אפשרות לדחות כמה שיותר לכיוון בחורף עדיף.  יש כאן פערים משמעותיים במחירי המנות גם באולמות ובגנים וגם במקומות אלטרנטיביים. אמנם פחות נהנים מאוויר צח ונופים אבל נהנים מטמפרטורה נעימה והיעדר לחות ודביקות.

בחירת לוקיישן

האופציה הכי יקרה מסתבר,  היא כשאין לוקיישן... כשמתכננים אירוע שטח עלויות השירותים המשלימים (גנרטורים, מטבח נייד, תאורה חיצונית, הגברה חיצונית, עיצוב, הושבה וכו') מסתכמים בסוף בעלויות מאד יקרות.

אולמות וגנים המיועדים לאירועים מגלמים את העלויות הללו במחיר ל"מנה". הקפידו לוודא עם המקום שהמחיר כולל גם הגברה, תאורה, שכר מלצרים, ושכר ברמנים.

אופציות לא רעות בכלל הן מסעדה, מקום חדש ורעב שבהרצה ומחפש למלא את היומן, וכמובן לצאת לפריפריות תמיד עוזר להוזיל.

הקפידו לעשות סקר שוק מקיף בנושא. אפשר להתחיל משימוש במנוע החיפוש למקום לאירוע ב"מפיק" – יפנו אליכם לפי הגדרה שלכם מקומות לאירועים ויתנו הצעות מחיר על המקום. צמצמו בחירות וצאו לראות את המקומות. מומלץ לתת צ'אנס למקומות שלא היו בתכנון המקורי יש הרבה הפתעות בתחום.

מפיק/חברת הפקה?

רוב האנשים מאד חוששים משכירת מפיק או חברת הפקה משום שזה כשלעצמו כרוך בעלות. אבל... למנוסים שביניהם (לאו דווקא המוכרים והמפורסמים) יש קשרים ענפים עם כל הספקים והעלות של השירות הזה תתקזז עם החסכון ותקנה לכם שקט ומצד שני גם מקצועיות ונקודות למחשבה שלא ממש לקחתם בחשבון.

עיצוב

האופציה היקרה: מעצב/ת צמוד/ה. אם אתם מתכננים אירוע קונספט (מסיבת פיראטים לפורים או אירוע לקוחות שאמור להיות שואו) אין ברירה. מדובר בכמה אלפי שקלים. אבל אם מדובר באירוע פנימי הרבה מהמקומות לאירועים כוללים במחיר גם עיצוב בסיסי של מרכזי שולחן ותאורה.

רצוי כמו תמיד, להשוות בין המעצבים שינקבו במחירים שונים בפער גדול לפי הניסיון והמוניטין.


אטרקציות

עולם האטרקציות והגימיקים לאירועים הוא עצום וגם גדל כל הזמן. יש היום מראות סלפי, תאי צילום, אופניים שמייצרות חשמל לבלנדרים שעושים לכם שייקים, הרצאות מסמרות שיער, סדנאות וסימולציות של מומחים להתנהגות ארגונית, זמרים ולהקות, משקפי מציאות מדומה, הקרנות סרטים בתלת מימד, סירות מלאות בפירות טרופיים, זיקוקים, עמדות מניקור ומה לא. צריך להתאים את הפעילות טוב טוב לקהל ולשקול מה באמת יעשה טוב לאורחים. יש עמותות המציעות שילוב של קהילות מאותגרות באירוע תמורת סכומים זעומים ומקבלים בתמורה יופי של שירותים (למשל עיסויים ממטפלים עיוורים). סביר להניח שאם תזמינו הרצאה של אהוד ברק זה יעלה "קצת" יותר.

הספקים

הספקים המובילים בשוק כנראה גם יהיו הכי יקרים – תקליטנים, מעצבים, צלמים, קייטרינג וכו'. מותגים עולים יותר ולכן אפשר או לנסות עם ספקים חדשים (לא מומלץ להיות הסטאז' שלהם אבל אלה שכבר ערכו כמה אירועים מוצלחים, יש עליהם המלצות שניתן לקבל. מומלץ גם לסגור איתם מראש ולא שניה לפני כי אם הם ירצו למלא לו"ז עבודות הם יתגמשו יותר במחירים ולא יהיו עמוסים וקשיחים.

 לסיכום: מי שלא מוגבל בתקציב יכול לבחור הכל כראות עיניו אבל מי שמוגבל יכול עם קצת סקר שוק, יצירתיות וסבלנות לייצר אירוע שלא נופל מאירוע יקר.

כתבות נוספות שעשויות לעניין אותך

מקומות להרמת כוסית לפסח

מקומות להרמת כוסית לפסח

במהלך חול המועד פסח תערוכת הרכב של ישראל תחזור לגני התערוכה בשנה ה - 31 לקיומה, ותציע חוויה עמוסה בכוכבות מוטוריות ופעילויות לכל ה

האטרקציות החדשות באילת

האטרקציות החדשות באילת

לאחר שהעיר אילת התחדשה בשדה תעופה בינלאומי "רמון", החלה עיריית אילת לעבוד באופן רשמי על פרויקט פינוי נמל התעופה, במטרה להפ

אוטומוטור 2019

אוטומוטור 2019

במהלך חול המועד פסח תערוכת הרכב של ישראל תחזור לגני התערוכה בשנה ה - 31 לקיומה, ותציע חוויה עמוסה בכוכבות מוטוריות ופעילויות לכל ה

צמאה תל אביב - הפסטיבל המצליח לראשונה בתל אביב

צמאה תל אביב - הפסטיבל המצליח לראשונה בתל אביב

צמאה תל אביב - הפסטיבל המצליח לראשונה בתל אביב, עם שולי רנד, נתן גושן, שי צברי ואברהם פריד, האנגר 11 נמל ת"א, 17-18 במרץ‬

השאירו פרטים לקבלת הצעת מחיר ותיאום פגישה

שדות חובה *

X

מתכננים אירוע?

תנו לנו למצוא עבורכם את הספקים המושלמים
מלאו פרטים ונחזור אליכם בהקדם * השירות ניתן ללא תשלום