כל מה שחם בענף ! אמין, מקצועי ומקיף יותר.
כל יום שני, מדי שבוע
ניוזלטרים נוספים מהענף :
29/3/17
ניסויים בקד"מ בבני אדם
המדור סוקר מגמות, פרוייקטים ורעיונות מקוריים בתחומי הקד"מ, האירועים והשיווק בחו"ל.
חפש בכתבות:

כל מה שצריך לדעת על חגיגת אירוע בגני האירועים

מאת: חדשות 'מפיק' /
06.02.2014
/ 12:44

יותר ויותר חוגגים מעדיפים לקיים אירועים בגני אירועים על פני אולם. אז איך נבחר את גן האירועים המומלץ שלנו? על מה נשים את הדגש ואילו פרטים כדאי לדעת מראש? המדריך בדרך לאירוע האולטימטיבי שלכם.

 
 
התחלתם כבר להתרגש? האירוע שלכם מתקרב, ההכנות יוצאות לדרך לקראת המסיבה הגדולה ודבר ראשון שצריך להחליט הוא – איפה חוגגים? בשורות הבאות ננסה לעשות לכם סדר בקטגוריה המשמחת שנקראת אירועים בגני אירועים, ולספק לכם את כל הדברים החשובים שצריך לדעת, על מנת שהשמחה תהיה מושלמת וגם משתלמת. אם אתם מחפשים גן אירועים לחתונה, גן אירועים לבר מצווה או גן אירועים לברית - המאמר הבא ידריך אתכם.

אירוע בגן אירועים או באולם?

ראשית נסגור את פינת ההתלבטות אם ללכת על אירוע באולם, או אירוע בגן אירועים. את הסוגיה הזו נפתור בין היתר בעזרת שתי האבחנות הבאות: 

מספר המוזמנים לאירוע שלכם

אם יש לכם מספר מצומצם יחסית של מוזמנים, לא בטוח שיתאים לכם דווקא אירוע בגן אירועים - שהרי רוב גני האירועים מתנים במינימום מוזמנים. בנוסף לכך, מספר מועט של אורחים, אשר יתכנסו בגן אירועים גדול ורחב ידיים, ייבלעו בחלל, מה שייתן תחושה של ריק ופחות חגיגיות. יחד עם זאת, ישנה גם אפשרות לתחום אזור מסוים בגן בפרגודים, כך שלא צריך לפסול אפשרות זאת מראש גם במקרה של מעט מוזמנים יחסית.
 
מנגד, אם יש לכם כמות מוזמנים גדולה, אזי מתוך הנחה שמרבית אולמות האירועים בישראל מוגבלים מבחינת המקום, והצפיפות תהיה רבה - הברירה הטבעית והמועדפת עליכם תהיה לבחור גן אירועים. 
 
אירועים בגני אירועים - חשיבות כמות המוזמנים לבחירת הלוקיישן

עיתוי האירוע

פעם נהוג היה לסבור כי לערוך אירועים בגני אירועים בחורף זו משימה בלתי אפשרית בשל הקור והיעדר קורת גג במקרה של גשם. כיום, יש פתרונות שונים גם לזאת, בדמות תנורים ופטריות חימום נגד הקור, וכן סגירת החצר באוהלי ענק נגד הגשם.
 
הטרנד של השנים האחרונות הוא שילוב של שתי האופציות: אירוע בגן אירועים המשולב עם אולם סגור: גני האירועים הגדולים והמובילים מציעים לשלב בין קבלת פנים וחופה למשל בגן פתוח תחת כיפת השמיים - ואילו שאר החגיגה, כולל שולחנות האוכל ורחבת הריקודים, מתקיימת באולם סגור, מקורה ומחומם.
 
אירועים בגני אירועים - אוהל מחומם בשילוב עם גן פתוח
 
יחד עם זאת, קחו בחשבון שעריכת אירועים בגני אירועים בשיא הקיץ המהביל או בשיא החורף הקר, הם סוג של הימור. לעולם לא תוכלו לדעת מספר חודשים מראש אם לא תיפלו על יום שרבי במיוחד של ארבעים מעלות בקיץ, או יום של סערת גשמים, כפור ואפילו שלג כפי שהתחוללה רק לאחרונה בדצמבר 2013. 
 

אולי יעניין אותך עוד:

 

כיצד נבחר גן אירועים לאירוע

בהנחה שהחלטתם כי אירועים בגני אירועים הם הבחירה המועדפת עליכם, נעבור למשימה המאתגרת באמת: לבחור מקום. לשם כך עליכם לתת את הדעת לסעיפים הבאים: 

התקציב שלכם לאירוע

טוב, לא נחדש לכם שסוגיית המחיר היא הסינון הראשוני בדרך לבחירת גני אירועים לחתונה או גני אירועים לבר מצווה.
 
מה שכן חשוב לשים לב: אל תסגרו קודם כל על גן אירועים יקר, ורק אז תתחילו לברר על שאר סעיפי ההוצאות. סדר הפעולות הנכון הוא קודם כל לחשב עלות משוערת של כלל ההוצאות לאירוע: קייטרינג, צילום אירועים, חליפת חתן, שמלת כלה, תקליטן וכו', ורק אחרי שיש לכם תמונה כוללת של ההוצאה הצפויה לכם על כל האירוע – רק אז תוכלו להחליט כמה מתוך התקציב הכולל אתם רוצים להקצות על שכירת גן אירועים לאירוע.
 
דעו כי אירוע בגן אירועים ביום חמישי עולה יותר וקשה להשגה. התאריכים בקיץ בין יוני לספטמבר עמוסים ויקרים יותר, בטח ובטח אם אתם רוצים תאריך מיוחד (למשל 12.12.12) אותו צריך לשריין זמן רב מראש וגם לשלם בהתאם.
 
ודאי כבר אמרו לכם את זה: קחו בחשבון שבכלל לא בטוח שהאורחים יחזירו לכם את ההשקעה במתנות, אז אל "תקפצו מעבר לפופיק", ואל תבנו מגדלים על זה שההורים יממנו לכם חצי מהחתונה, אם הם עצמם לא הבטיחו לכם מראש.רק שלא תתחילו את החיים המשותפים בבור תקציבי– נקודת פתיחה לא טובה במיוחד לחיי משפחה. 

איזור רצוי לאירוע

באיזה איזור אתם רוצים לחגוג? קחו בחשבון שגני אירועים במרכז הארץ גובים לרוב מחירים גבוהים יותר מגני אירועים בצפון או גני אירועים בדרום, ובכלל מגנים בפריפריה. יחד עם זאת, אם רוב האורחים שלכם מגיעים מרכז הארץ - לא מומלץ לטרטר אותם שעות בדרכים ושיגיעו אל החתונה שלכם עם הלשון בחוץ, עם סבלנות שחצי פקעה לה ועם מיכל דלק ריק.
 
חולמים על חתונה בטבע? נכון שהטבע מצוי פחות בגוש דן רווי שלמת הבטון והמלט, עם מיעוט שטחים ירוקים של ממש - אבל עדיין תוכלו למצוא לא מעט גני אירועים באיזור תל אביב, ובעיקר רב ועשיר המבחר של גני אירועים באיזור השרון. 
 
אירועים בגני אירועים - לוקיישנים יותאי דופן ותאריכים מיוחדים משפיעים על המחיר
 
המשימה שלכם היא לבחון היטב ברשימותיכם מהיכן מגיעים רוב המוזמנים. השתדלו שלא ייאלצו לנסוע יותר משעה (כולל פקקים) בדרך לאירוע בגן האירועים. במקרה שהחתן ממטולה והכלה מבאר שבע, לא תהיה לכם ברירה אלא להיפגש באמצע. אך במצב כזה, בו בכל מקרה ייאלצו האורחים להרחיק לכת, מומלץ מאוד לשכור הסעות לאירועים- אוטובוסים מאורגנים, אם צריך אחד או יותר, כדי להקל על האורחים וגם "על הדרך" להבטיח שיגיעו בזמן. עלות שכירת האוטובוסים, במקרה כזה, שווה בהחלט את ההשקעה.
 
בכל מקרה הקפידו לצרף מפת הגעה ברורה ומפורטת לגן האירועים בתוך ההזמנות. 

גני אירועים לפי איזורים

במרכז בשרון בשפלה
בדרום בצפון בירושלים
 

קייטרינג לאירוע

רמת האוכל היא אולי הנקודה החשובה ביותר באירוע בגן אירועים ובעצם בכל אירוע. לכן בסעיף זה אין פשרות. הדרך ללב האורח עוברת דרך הקיבה. לא כל גן אירועים מסכים להכניס לתחומיו קייטרינג חיצוני, וחלק מגני האירועים מתעקשים על חברות קייטרינג לאירוע מתוך רשימה מצומצמת שהם עובדים עמן. לכן אם אתם נעולים על חברת קייטרינג מסוימת, כדאי לברר מראש אם גן האירועים שלכם מקבל זאת.
 
אם הקייטרינג מגיע כחבילה עם גן האירועים, מן הסתם תגיעו לערב טעימות מקדים. שאלו כמה סועדים מותר להביא עמכם, כך שחוץ מההורים תוכלו לקבל ייעוץ ממכרים הבקיאים בקולינריה. שיהיה בתיאבון. 

סינון גני אירועים לאירוע

איך נמצא גני אירועים מתאימים להעדפות שלנו? הדרך הנוחה ביותר היא באמצעות מנועי חיפוש דוגמת מנוע החיפוש הממוקד של אתר מפיק. המנוע מאפשר לכם לסנן לפי איזור, מספר מוזמנים, מקום פתוח/סגור וכו', ועושה לכם חיים קלים, כגון גני אירועים בשרון, גני אירועים במרכז, גני אירועים בצפון, גני אירועים בשפלה וכו'.
 
כעת בבואכם לבקר בגני אירועים עליכם לבחון את הסוגיות הבאות: 

רישיון עסק לגן האירועים

כולנו קראנו בעיתונים על זוגות שנתקעו ללא מקום לחתונה ימים ספורים לפני מועד האירוע, לאחר שגן האירועים שלהם נסגר בצו בית משפט עקב היעדר רישיון עסק. אז זה עוד פרט קטן שכדאי לבדוק במו עיניכם רגע לפני שנותנים מקדמה. רישיון עסק ניתן לאחר שבעל העסק קיבל את האישורים הנדרשים ממשרד הבריאות, משטרה ומכבי האש. באתר האינטרנט של משרד הפנים יש רשימת גני אירועים הפועלים ללא רישיון עסק
 
אירועים בגני אירועים - אירועים בטבע
 
יש לדעת כי עסקים רבים, כולל גני אירועים, מצויים במצב של הליכים לקראת קבלת רישיון העסק, אך טרם קיבלו אותו בפועל. זה לא מפריע להם לעבוד בשטח. במקרה כזה אם אתם לוקחים את הסיכון, כדאי להכניס סעיף בחוזה שיבטיח אתכם למקרה שהרישיון לא יתקבל. 

כשרות

במדינת ישראל אנו חיים, ואין כמעט מסיבה ללא אורחים שומרי כשרות. גם אם אתם מגדירים עצמכם חילונים, מומלץ כי תכבדו את כל מי שמכבד אתכם ומגיע לאירוע שלכם, ולא יוכל לאכול במקום ללא תעודת כשרות בתוקף. במידה והנושא חשוב לכם, כדאי כי תבדקו זאת מראש מול גן האירועים. 

נגישות לנכים

אם יש נכים או אנשים מבוגרים בין אורחיכם, וסטטיסטית יש לכך סיכוי גבוה, חשוב לבדוק מראש אם דרכם לגן האירועים נגישה, אם יש מעבר לנכים, אם יש שירותי נכים וכן הלאה. אל תשאירו פתח לאי נעימויות. 

שירותי גן האירועים

בביקורכם בגן האירועים בדקו את רמת היגיינת השירותים, האם מנקים את השירותים במהלך האירוע והאם פותרים בעיות כגון סתימות והצפות לא עלינו, שלא משתלבות יפה עם שמלות ערב וחליפות חגיגיות. כדאי גם לבחון שלא חסר נייר טואלט ונייר לניגוב הידיים, במידה ואין מכונות ייבוש אוטומטיות. 

רחבת הריקודים

אירועים בגני אירועים הם הזדמנות מצוינת לחוגגים לפרוק כל עול ולפזז ברחבה. האם אתם מצפים להרבה אורחים צעירים ורוקדים? אם כן רחבת ריקודים קטנה לא תספיק לצרכיכם וכדאי לבחון באירוע בזמן אמת, אם רחבת הריקודים לא צפופה מדי. גן האירועים מספק בדרך כלל את ציוד ההגברה והתאורה ולכן בדקו גם אם הם עומדים ברמת הדרישות שלכם. מומלץ בנוסף שבין רחבת הריקודים לשולחנות האוכל יהיה מרחק סביר. 
 
אירועים בגני אירועים - המוזיקה היא חלק מהקסם באירוע

בר המשקאות

בדקו היכן ממוקם בר המשקאות, מה הוא כולל, מה כלול במחיר ומה נחשב אקסטרה, עד איזו שעה הבר פעיל, האם בר אחד יספק לכמות האורחים, כמה ברמנים ישרתו את המבלים. הרבה מאוד שאלות. כדאי לסכם מראש את התשובות.

יתושים

זו היא בעיה כואבת. לא מעט גני אירועים המצויים בטבע קרובים מטבע הדברים למקורות מים. כתוצאה מכך הם עלולים לסבול מביקור של שכנים לא צפויים ולא רצויים באירוע, בדמות יתושים, ברחשים ושאר מזיקים מעופפים. בדקו - איך גן האירועים מונע זאת? האם העיתוי בו יתקיים האירוע שלכם הוא זמן מועד למכת יתושים? כדאי לברר את הנושא הזה מראש, כדי שלא "יעקצו" אתכם (ואת האורחים), תרתי משמע. 

אבטחת גן האירועים

אבטחה חשובה גם מבחינה ביטחונית וגם פלילית. בררו אם המחיר כולל מאבטח אחד לפחות בכניסה, וגם – מי משגיח על הרכבים בחניון? לא נעים לצאת מאירוע ולגלות שהרכב שלך נפרץ. 

חניית המכוניות

אם הזכרנו חניון, ודאו שיש מספיק מקומות חניה במרחק הליכה סביר מהכניסה לגן האירועים. בעיה ידועה היא חניון חולי לא סלול, אשר בימי גשם הופך לעיסה בוצית. האורחים שלכם לא ייהנו להתהלך עם נעלי עקב, שמלות או חליפות בבוץ הטובעני בדרך לאירוע בגן אירועים. 

עוד מספר נקודות בדרך לבחירת גן אירועים

נקודות נוספות שכדאי לשים אליהן לב לפני שסוגרים אירוע בגן אירועים הן הימצאות גנרטור על כל מקרה שלא יבוא (וזה יכול בהחלט לבוא), הימצאות מאווררים בקיץ ותנורי חימום בחורף, ושיוצבו כמובן בצורה בטיחותית לילדים.
 
במידה ומדובר בגן אירועים הנמצא במקום מרוחק בטבע, דאגו שאתם או בעלי הגן תציבו שלטי הכוונה ברורים, גדולים וניתנים להבחנה גם בחושך. שימו לב שאם האירוע יתקיים בלילה חשוך ללא ירח, הנסיעה בשדות האפלים אינה סימפטית וגם יהיה קשה לאורחים למצוא את המקום.
 
בנוסף, אם יש הרבה תינוקות במשפחה ואורחיכם יזדקקו ללא מעט כסאות אוכל לפעוטות, כדאי לעדכן מראש את בעל גן האירועים. 

מה כלול במחיר של גן האירועים

כדאי לעבור סעיף סעיף בחוזה מול גן האירועים, על מנת שלא יהיו הפתעות של הרגע האחרון וחיובים לא צפויים. סכמו מהי השעה המקסימלית לסיום האירוע. רוצים מסכי ענק ומקרנים? שיהיה רשום. סכמו מראש עלויות של מנות ילדים, כמה רזרבות ומה מחיר פתיחת שולחן, מה יעלה בגורל המנות שנותרו ללא שימוש וכן הלאה. 
 
אירועים בגני אירועים - שמפניה יוקרתית באירוע מושלם

בוחרים גן אירועים

הגעתם לשלב בו אתם מתלבטים בין שלושה-ארבעה גני אירועים לאירוע המושלם שלכם. הדרך שאנו ממליצים לעבוד לפיה היא לערוך טבלה מסודרת של האלמנטים החשובים שלכם, ולתת ניקוד לכל גן אירועים בכל קטגוריה בנפרד. כך תגיעו בסופו של דבר לגן אירועים ספציפי שקיבל את הניקוד המשוקלל הגבוה ביותר. למשל ציון 8 בסעיף המחיר, ציון 10 בסעיף האוכל, ציון 5 בסעיף המרחק וכן הלאה.
 
מקווים שעזרנו לכם לסלול את הדרך לאירוע מושלם בגן אירועים. תיהנו ומזל טוב!
תגובות
התקבלו 1 תגובות
1.  טיפים לאירועים