כל מה שחם בענף ! אמין, מקצועי ומקיף יותר.
כל יום שני, מדי שבוע
ניוזלטרים נוספים מהענף :
26/10/2017
ניסויים בקד"מ בבני אדם
המדור סוקר מגמות, פרוייקטים ורעיונות מקוריים בתחומי הקד"מ, האירועים והשיווק בחו"ל.
חפש בכתבות:

המדריך המלא להפקת אירוע חברה

מאת: יואב שי, חדשות 'מפיק' /
20.01.2014
/ 16:52

איך מפיקים אירוע חברה מושלם. איזה סוג אירוע מתאים לכם? איפה לקיים אירוע חברה? כמה זה יעלה לכם? המדריך המלא והמקיף להפקת אירוע חברה.

 
מהניסיון של כל אחד ואחד מאתנו, אנו יכולים לומר כי כל חברה המכבדת את עצמה נוהגת לקיים אחת לתקופה אירוע חברה מסודר. מדובר באירועים הנערכים מחוץ לשעות העבודה של החברה או לעתים על חשבון שעות העבודה ומתקיימים לרווחתם של העובדים. אירועים אלה מתקיימים על מנת לענות על מספר צרכים. ראשית, הם מגבשים בין העובדים, שזוכים לבלות ביחד מחוץ לשעות העבודה. שנית, הם יוצרים מגבשים בין העובדים ובין החברה. העובדים, אשר זוכים לבלות עם העמיתים שלהם באירוע מהנה, תחת המטרייה של החברה בה הם עובדים, מחזקים בצורה כזו את הקשר הרגשי שלהם עם מקום העבודה שלהם, דבר המבטיח כי יישארו נאמנים למקום העבודה, ירגישו בו בנוח, ויקשרו אותו רגשית עם תחושות חיוביות.
 
אבל כיצד תוכלו להפיק אירוע חברה מוצלח, כזה שיעמוד בכל הציפיות, ויביא לתוצאות הרצויות?
 
אספנו עבורכם את כל המידע שאתם זקוקים לו על מנת להפיק אירוע חברה מושלם.

מתי לקיים אירוע חברה?

לפני שאתם ניגשים להפקת אירוע חברה, עליכם לבחור כמובן את המועד האידיאלי עבורכם. ישנם מספר מועדים בשנה בהם נהוג לקיים אירוע חברה, אך אין זה אומר כי מדובר בתורה מסיני שאתם חייבים ללכת לפיה.
 
ערב ראש השנה וערב פסח הם שניים מהמועדים הפופולריים לקיום אירוע חברה, אך במקרה של שניים אלה, מדובר באירועים מצומצמים יחסית, המסתכמים בהרמת כוסית ובמספר ברכות מאת מנהלי החברה. אירועים שדורשים בדרך כלל הפקת מעט יותר רצינית, הם האירועים המתקיימים בסוף השנה ובפורים. כיאה לאירועים מסוג זה, אירועי חברה המתקיימים לקראת חג פורים נוטים להיות מושקעים יותר מבחינות רבות- אם מבחינת עיצוב האירוע, אם מבחינת בחירת הקונספט, ואם מבחינת בר האלכוהול באירוע.
 
אירועי סוף השנה, לעומת זאת, הנם בדרך כלל אירועים רשמיים יותר בהם מתכנסים אנשי החברה, ולעתים גם אורחים נכבדים מבחוץ, על מנת להציג את נתוני השנה החולפת, לחגוג את ההצלחות, לבכות את הכישלונות, ולהציב את היעדים לשנה הבאה. אירועים אלה, מטבעם, הנם אירועים הדורשים מקהל המשתתפים ישיבה מרובה מול מצגות ונאומים, ובשל כך נהוג לתבל אותם ולרענן אותם בחלקים אומנותיים שונים- מופעי פריצה, מופעי בידור, להקות וכדומה.
 
אירוע חברה - הזדמנות מושלמת למינגלינג
 
אבל בסופו של דבר, אין שום מועד שאתם מחויבים לקיים בו אירוע חברה. הבחירה בתאריך מוטלת אך ורק עליכם, ותלויה אך ורק במה שמתאים לחברה שלכם. יתרה מכך, עליכם לזכור תמיד כי בתאריכים החמים, אלה שיש להם ביקוש רב יותר, יהיה זה קשה כפליים למצוא את מקום פנוי לקיום אירוע שלכם, ובמידה וכן תמצאו אחד שכזה, המחיר תיאלצו להיפרד ממנו יהיה יקר באופן משמעותי מזה אשר תתבקשו לשלם בתקופות הפחות מבוקשות.

איזה אירוע חברה מתאים לכם?

דבר חשוב מאוד שעליכם לזכור כאשר אתם ניגשים להפקת אירוע חברה, הוא כי אינכם מחויבים לאף סגנון אירוע מסוים, וכי הדבר היחיד שאתם מחויבים אליו הוא הצלחת האירוע שלכם. על מנת שזה יקרה, כל שעליכם לעשות הוא לדאוג שסגנונו של האירוע יתאים לסגנון המשתתפים, לכמות האורחים באירוע, למאורע אותו אתם חוגגים ולתקציב עמו עליכם להתמודד בעת ההפקה.
 
כך לדוגמה, אם אתם מארגים אירוע חברה או מחפשים מקום לאירועים עסקיים בו צפויים להשתתף מאות משתתפים, אשר חלקם מבוגרים, יהיה זה מסובך מדי לנסות ולארגן הפעלה המונית לכל אנשי החברה, כגון מצא את המטמון או נסיעה מאורגנת לפעילות אקסטרימית כזו או אחרת, גם בגלל הלוגיסטיקה המסובכת הכרוכה בכך במקרה של כמות משתתפים גדולה כל כך, אך גם מאחר ואינכם יכולים לצפות מאנשים בגילאים הקרובים לפרישה שייהנו מפעילויות כגון אלה. אם לעומת זאת, אתם מעוניינים להפיק אירוע חברה שיגרום לעובדי חברת סטארט-אפ צעירה, ורוצים שהם יחוו את הרוח הצעירה של החברה בכל רמ"ח איבריהם, יהיה זה אך הגיוני לקחת אותם למסע ג'יפים שבסופו ארוחה בשטח, ולא לקחת אותם לארוחה מנומנמת במסעדת יוקרה שפס זמנה.
 
אירוע חברה - להשתחרר מסביבת העבודה וליהנות

היכן לקיים אירוע חברה?

במשרדי החברה, במועדון, במסעדה, בגן אירועים או בפארק הציבורי הסמוך לביתו של המנכ"ל. כל מקום יכול להתאים לקיום אירוע חברה, בתנאי שהוא מתאים לקונספט שנבחר עבור האירוע שלכם. אם בחרתם להפיק אירוע חברה בסימן מסיבת סוף שנה, יהיה זה אך מתאים שתקיימו אותו במועדון לאירועים, אם מדובר באירוע אינטימי לעובדי החברה, ישנן מאות מסעדות לאירועים ברחבי הארץ שישמחו לארח את האירוע שלכם. 
 
גם אירוע חברה יכול להיות מסיבה מוצלחת
 
דבר חשוב נוסף שעליכם לשים לב אליו בבחירת מקומות לאירועים, הוא המיקום שלו בארץ. נכון, ישראל היא מדינה קטנה יחסית, וניתן לצלוח אותה לאורכה ולרוחבה במספר שעות נסיעה, אך אין זה אומר שאתם צריכים להסיע את אורחי האירוע שלכם למרחקים ארוכים. אם מצאתם את הלוקיישן המושלם לקיום אירוע חברה בפינת חמד קטנה בדרום הנגב ורוב אורחי האירוע שלכם מגיעים מהגליל העליון, כנראה שחלק גדול ממשתתפי האירוע יעדיפו לוותר על התענוג ולהימנע מנסיעה של מספר שעות על מנת להגיע לאירוע שלכם.
 
אין זה אומר שאתם חייבים לעשות סקר בין כל מוזמני האירוע ולבחור לקיים את האירוע שלכם בעיר בה מתגוררים רובם, אך מומלץ כי תצמצמו את החיפוש שלכם לאזור כללי ורחב יותר, שלא ידרוש מהם מאמץ רב מדי. כך, אם משרדי החברה שלכם ממוקמים בהרצליה, יהיה זה אך הגיוני לקיים את האירוע באזור השרון. לחלופין, אם מרבית המשתתפים באירוע מגיעים מאזור הדרום, יהיה זה חסר טעם לקיים את האירוע במרכז.
 
איתור מקומות לאירועים לפי אזורים בישראל
 
 
לחפוש ממוקד יותר של מקומות לאירועים, אתם מוזמנים להשתמש במנוע החיפוש הממוקד שלנו למקומות לאירועים 

הפקת אירוע חברה – האם אתם מסוגלים לעשות זאת לבדכם?

השאלה הזו עומדת בפניכם כאשר אתם עומדים בפני הפקת אירוע מכל סוג שהוא. האם אתם יכולים להפיק את האירוע הזה בכוחות עצמכם, או שמא אתם זקוקים לשירותיה של חברת הפקה חיצונית ומקצועית, על מנת שזו תיקח על עצמה את הניהול הלוגיסטי של האירוע. מן הסתם, התשובה לכך תלויה בעיקר בכמות האנשים שצפויים להגיע לאירוע ובסגנון האירוע שאתם מתכננים.
 
במידה ואתם מתכננים להפיק אירוע חברה שיסתכם בארוחת ערב חגיגית לעשרים אנשים במסעדה, כל שעליכם לעשות הוא למצוא מסעדה לאירועים שיכולה להכיל את המשתתפים ואשר עומדת בסטנדרטים שקבעתם לעצמכם. אירוע מסוג זה אינו דורש ניהול לוגיסטי מסובך, כך שאתם בוודאי יכולים להפיק אותו בכוחות עצמכם. אבל במידה ואתם מעוניינים להפיק אירוע רב משתתפים שכולל קייטרינג, הגברה, תאורה ושאר ירקות, ואתם מעוניינים שהוא ייערך על הצד הטוב ביותר, אולי כדאי שתשקלו להשתמש בשירותיה של חברת הפקות מקצועית.
 
אלכוהול יכול לעזור להפוך אירוע חברה לחוויה
 
כמי שמעורים בתחום ההפקות עד לשד עצמותיהם, אנשי ההפקות המקצועיים יוכלו להציע לכם פתרונות לכל הבעיות העלולות לצוף ולעלות במהלך הפקת אירוע חברה. יתרה מכך, אנשי המקצוע הללו המפיקים במהלך השנה מספר רב מאוד של אירועים, יכולים לעזור לכם להעלות רעיונות מקוריים ומעניינים לאירוע שלכם, כך שאורחי האירוע יזכרו אותו וידברו עליו תקופה ארוכה לאחר קיומו. 

הפקת אירוע חברה – כיצד לבחור את התוכן לאירוע?

כאשר אתם ניגשים להפקת האירוע שלכם, עליכם לזכור כי מה שמשאיר את המשתתפים באירוע, מה שיגרום להם להאזין לדוברים השונים, מה שהם ידברו עליו בדרך הביתה ולעתים גם מה שיגרום להם להגיע מלכתחילה לאירוע, הוא בסופו של דבר התוכן שבחרתם לאירוע שלכם. אין זה אומר שאתם צריכים להשקיע הון עתק בהזמנת להקה מוכרת לכל אירוע אותו אתם מארגנים, אך אם רק תצליחו לפצח את הנושא וליצור תוכן רלוונטי לאירוע שלכם, תוכלו לשבות את קהל האורחים שלכם, כך שלא ירצו לעזוב את האירוע.
 
אירוע חברה יכול להיות גם אירוע מעונב, אבל לא חובה
 
אז כן, הופעה של אמן מוכר או להקה הם אופציה נהדרת לאירוע חברה רב משתתפים, אך גם מופע בידור קליל שישבור את הקרח יכול לעשות את העבודה. מנחה כריזמטי שמעביר את הערב וסוחף אחריו את הקהל, מרצה מרתק, מיצג אמנותי מרשים, כל אלה הם רק התוספות שיכולות להפוך את האירוע שלכם למשהו יוצא דופן.
 
לסיכום, הפקת אירוע חברה יכולה להיות נושא מאתגר ומרתק, כל עוד זוכרים לשמור על מספר כללי מפתח חשובים. אבל הכי חשוב, לא לשכוח שבסופו של דבר האירוע נועד כדי שהאורחים ייהנו ממנו, וגם אתם.
תגובות
אין תגובות למאמר