כל מה שחם בענף ! אמין, מקצועי ומקיף יותר.
כל יום שני, מדי שבוע
ניוזלטרים נוספים מהענף :
26/10/2017
ניסויים בקד"מ בבני אדם
המדור סוקר מגמות, פרוייקטים ורעיונות מקוריים בתחומי הקד"מ, האירועים והשיווק בחו"ל.
חפש בכתבות:

כך תפיקו אירוע סוף שנה מושלם

מאת: חדשות מפיק /
16.11.2014
/ 14:03
תחילת השנה האזרחית החדשה היא הזדמנות מצוינת עבורנו להביט על השנה שחלפה וללמוד ממנה. לנתח את ההצלחות הגדולות, לחשב את העליות והמורדות ולתכנן את העתיד לבוא. באופן ישיר, וכזה שנגזר מכך, זהו גם הזמן בו נוהגות החברות הגדולות לקיים את האירועים השנתיים שלהן. מלבד תפקידם החשוב לחגוג את השנה החדשה, אירועים אלה מתקיימים על מנת להעביר לכלל העובדים והשותפים באותם ארגונים את כלל האינפורמציה והתובנות החשובות שנלמדו משלל הניתוחים המושכלים הללו, על מנת שיוכלו להטמיע אותן בעבודתם השוטפת במהלך השנה הבאה עליהם טובה. 
 
ישנו מגוון רחב מאוד של סוגי אירועים עסקיים לשנה החדשה אותם החברות השונות יכולות לקיים. הרמת כוסית צנועה במשרדי החברה, אירוע נוצץ ללקוחות, מסיבה פרועה לעובדי החברה ובני משפחותיהם, אלה הם רק חלק מהאירועים שניתן לקיים על מנת לחגוג את סופה של השנה האזרחית. אך בסופו של דבר, עלינו לקחת בחשבון שעל מנת להפיק אירוע מוצלח, עלינו לצקת לתוכו את הדי.אן.איי הפרטי של החברה, וכך ליצור חיבור אמיתי בין החגיגה והתוכן של האירוע.
 
על מנת לעשות מעט סדר בבלגאן, ועל מנת להקל על הפקת אירוע סוף השנה שלכם, ריכזנו עבורכם כאן את כל המידע שאתם זקוקים לו. אז תנשמו עמוק, הדקו את החגורות, כי אנחנו מתחילים.
 
הדבר הראשון שעליכם לעשות כאשר אתם מתכננים להפיק אירוע, הוא לבחור את המקום בו תקיימו אותו. חלק מהחברות בוחרות לקיים אירועים מצומצמים בתחומי המשרדים שלהן. פיתרון זה יכול להיות נוח במידה והמשרדים שלכם כוללים חלל גדול מספיק שיוכל להכיל את כלל המשתתפים באירוע בצורה נוחה, אך מכיוון ורוב המשרדים אינם מכילים חלל שכזה, ההמלצה העיקרית היא להוציא את האירוע למיקום חיצוני. 
 
בחירת מיקום האירוע
 
בחירת הלוקיישן לאירוע צריכה להיות מורכבת מכמה פרמטרים. הפרמטר הראשון שנתייחס אליו הוא הנושא הגיאוגרפי. כאשר אתם מחפשים מקום לאירועים שיספק את כל הצרכים שלכם, עליכם לצמצם ראשית את החיפוש לתחום האזורים שמתאימים לכם. כך לדוגמא, אם משרדי החברה שלכם ממוקמים בתל אביב, נכון יהיה לצמצם את החיפוש שלכם למקומות לאירועים באזור המרכז- אם אולם אירועים ואם גן. אם, לעומת זאת, רוב עובדי החברה מגיעים מאזור הצפון, נכון יותר יהיה למקד את החיפוש אחר מקומות לאירועים באזור הצפון. כך הדבר גם לגבי חברה שמשרדיה ממוקמים בדרום הארץ, במקרה כזה, תעשו בשכל אם תחפשו מקום לאירועים באזור הדרום.
 
כך תפיקו אירוע סוף שנה מושלם
 
לאחר שמיקדתם את החיפוש שלכם, אתם עומדים בפני החלטה מהותית נוספת לגבי המיקום בו תקיימו את האירוע. האם תקיימו את האירוע שלכם באולם אירועים? או שאולי גן אירועים יספק בצורה הטובה ביותר את הצרכים שלכם? במדינות רבות ברחבי העולם, קיום אירוע סוף השנה באוויר הפתוח לא יכול לעמוד על הפרק, מאחר והקור באותן ארצות לא מאפשר זאת. כפי שכולנו יודעים, מזג האוויר בארץ לא עומד בסטנדרטים האירופאים המחמירים, כך שאין שום סיבה שלא לשקול לקיים את אירוע סוף השנה שלכם בגן אירועים ובאוויר הפתוח.
 
אופציה נוספת שעליכם לקחת בחשבון היא קיום האירוע שלכם במסעדה. מדובר בטרנד שמתרחב מאוד בשנים האחרונות, ומציע לקהל העסקי פתרון נוח, מאחר והוא נותן מעטפת שלמה, אם כי מעט מגבילה, של הפקת אירוע בקלות יחסית. ישנו מגוון רחב מאוד של מסעדות לאירועים, המציעות תפריטים מיוחדים לאירוח שלל סוגי האירועים השונים. היתרון המרכזי של קיום אירוע במסעדה לאירועים, הוא בכך שהדבר חוסך מכם את המשאבים הדרושים על מנת לשכור קייטרינג חיצוני, הקמה ופירוק של האירוע ועיצובו של המתחם.
 
גם במידה ותבחרו לקיים את האירוע שלכם במתחם אירועים, תוכלו להשתמש בשירותי ההסעדה איתם עובד המתחם באופן קבוע, אך עליכם לזכור תמי כי השמיים הם הגבול. רוב המתחמים לא יגבילו אתכם בבואכם לבחור את שירותי קייטרינג לאירועים המועדפים עליכם, גם אם אינם נמצאים ברשימת המומלצים של האולם (מלבד כמובן למגבלות כשרות כאלה ואחרות). בצורה כזו, אתם יכולים להרכיב, בעזרתו של השף של חברת הקייטרינג, תפריט מיוחד שייצג באופן מושלם את הדי.אנ.איי של החברה, ויתאים לאירוע שלכם כמו כפפה ליד.
 
הפקת האירוע – האם להשתמש בשירותיה של חברת הפקה?
 
לאחר שבחרתם את הלוקיישן המושלם עבור אירוע סוף השנה שלכם והצלחתם להחליט מה יהיה התפריט של האירוע, עליכם להתחיל בתהליך הארגון הארוך של הפקת האירוע. כמובן שתוכלו להפיק את האירוע לבדכם, אך הדבר ידרוש מכם להקדיש לנושא משאבי אנוש שספק אם יצליחו לעמוד במשימה בהצלחה. איך שלא תסתכלו על זה, לא כולם יודעים להפיק אירוע ברמה גבוהה. הניסיון הרב של חברות הפקת האירועים השונות יכול להציע לכם מעטפת של פתרונות שונים לאירוע שלכם לצד חשיבה מחוץ לקופסא, שתהפוך את האירוע שלכם ליוצא דופן בין שלל האירועים השונים שהאורחים שלכם מגיעים אליהם מדי שנה ושנה.
 
כך תפיקו אירוע סוף שנה מושלם
 
בנוסף, ארגונים רבים יוצאים מנקודת הנחה שעל ידי הפקת האירוע בכוחות עצמם הם יכולים לחסוך את העלויות של שכירת חברת הפקה חיצונית. הדבר לא יכול להיות יותר רחוק מהמציאות. ראשית, הניסיון הרב שמגיע יחד עם אותן חברות מגיע במהלך ההפקה לידי ביטוי, בין היתר, ביכולת שלהן לחסוך בעלויות הפקה מיותרות. בנוסף, מאחר וחברות הפקה אלה עובדות באופן שוטף מול ספקים שונים בתחום האירועים, רוב הסיכויים הם שהקשרים הרבים של חברות ההפקה הגדולות בענף האירועים יתרמו להוזלה של העלויות בשכירת ספקי המשנה השונים הנדרשים להפקה. 
 
עיצוב אירוע סוף השנה שלכם – הדי.אן.איי של האירוע
 
חברות רבות המפיקות אירוע סוף שנה מזניחות את סעיף העיצוב של האירוע, וחבל שכך. זה בדיוק המקום שבו החברה יכולה לחזק את המיתוג שלה לא רק כלפי חוץ, אלא גם פנימה בתוך הארגון עצמו. אירוע סוף השנה של הארגון יכול להוות הזדמנות פז לחיזוק הזיקה של העובדים ושאר אורחי האירוע לארגון. כאשר אתם ניצבים בפני ההחלטות החשובות הנוגעות לעיצובו של האירוע, קחו בחשבון שחלק גדול מהחברות המציעות שירותי עיצוב לאירועים כוללות בתוכן גם שירותי בינוי שונים, כגון במות, תפאורות, השכרת ריהוט לאירועים ועוד שלל מוצרים נלווים המשלימים את השירות, במטרה להוריד מעל ראשכם את הטיפול בכל הדקויות הקטנות של הפקת האירוע.
 
כך תפיקו אירוע סוף שנה מושלם
 
עיצוב החוויה של האורחים לא מסתיים בעיצוב הפיזי של האירוע. על מנת להשלים את החוויה וליצור אירוע מיוחד ויוצא דופן, כזה שהאורחים לא ישכחו ברגע שיתניעו את המכוניות וייצאו מהחניה בחזרה לביתם, עליכם לשים דגש חזק מאוד על בחירת התוכן לאירוע. גם כאן השמיים הם הגבול, והכול מתחיל בבניית הקונספט הראשוני לאירוע. האם להזמין לאירוע להקה או תקליטן? האם להביא אמני רחוב או שאולי מרצה אורח? אולי תרצו בכלל לשעשע את האורחים שלכם באטרקציות לאירועים מסוגים אלה ואחרים של מיטב החברות בענף זה? האפשרויות המרובות בבחירת התוכן לאירוע שלכם יכולות להעמיד אפילו את האדם ההחלטי ביותר בפני דילמה רצינית. על מנת להגיע לתוצאות הטובות ביותר בהתאמת התוכן של האירוע שלכם לקונספט המרכזי של האירוע, ההמלצה שלנו היא להתייעץ עם חברות ההפקה השונות, על מנת שיוכלו לעזור לכם למצוא פתרונות תוכן קריאטיביים.
 
דרך נוספת לשנות ולבנות את החוויה של אורחי האירוע היא באמצעות בניית תאורה לאירוע ובעזרת בנייה מיוחדת של הסאונד באמצעות ההגברה לאירוע. אמצעים טכניים אלה, אשר יכולים להיראות זניחים למי אשר אינם מגיעים מהענף, יכולים לשנות את האירוע שלכם מקצה אחד אל האחר, וכל זאת באמצעים פשוטים לכאורה. מדובר בסופו של דבר במשתנים היכולים, בידיהם של מקצוענים המבינים בענף, לעצב את האווירה באירוע בדרך שאינה ניתנת לעיצוב באף דרך אחרת. ישנו מגוון רחב מאוד של חברות הגברה ותאורה בתחום ענף האירועים שיוכלו לייעץ לכם כיצד ליצור באמצעים פשוטים אלה תכנים יוצאי דופן לאירוע שלכם.
 
בסופו של דבר אנחנו מגיעים לאחד הנושאים החשובים, אם כי הכואבים, של האירוע שלכם. התיעוד של האירוע. פתגם זן ידוע שואל- אם עץ נופל ביער ואף אחד לא שומע, האם הוא השמיע צליל? ומה לגבי אירוע סוף הנה שלכם? אם קיימתם את האירוע הטוב ביותר שהתקיים בהיסטוריה של אירועי סוף השנה ואף אחד לא תיעד אותו- האם הוא התקיים?
 
היום, כשכל אחד מאתנו מחזיק טלפון חכם עם מצלמה לא פחות חכמה, רובנו חושבים שאנחנו צלמים גדולים. מסיבה זו, מארגני אירועים רבים חושבים שהם יכולים לוותר על שירותי צילום מקצועיים לאירוע. הבעיה היא, שהטלפונים החכמים שלנו, עם כל הטכנולוגיה שלהם, לא יכולים להחליף את הניסיון והציוד של צלמי אירועים מקצועיים. אם תביטו בתמונות שמעלים המשתמשים השונים לאתרי שיתוף התמונות השונים ולרשתות החברתיות, תוכלו לראות את ההבדל המשמעותי של האיכות של התמונות שצולמו על ידי צלמי אירועים שזה הוא מקצועם, ובין התמונות שמפרסמים הגולשים. לכן, עליכם לחשוב איזה מזכרת הייתם מעוניינים לקחת אתכם מהאירוע. האם אתם רוצים תמונות חשוכות באיכות ירודה, המראות בעיקר צילומים של האוכל שהוגש באירוע, או שמא אתם מעוניינים בצילומים באיכות גבוהה, שצולמו על ידי צלם אירועים מקצועי, ומתמקדים באורחים החשובים שלכם ובתיעוד אמיתי של האירוע, עד הפרטים הקטנים והחשובים ביותר.
 
כך תפיקו אירוע סוף שנה מושלם
 
אך למרות כל מה שכתבנו עד כאן, יש דבר אחד נוסף. הדבר הכי חשוב עבור האירוע שלכם, זה שיעשה בסופו של דבר את ההבדל בין אירוע מושלם ובין סתם אירוע נוסף בין רשימת האירועים שהעובדים והשותפים שלכם מגיעים אליהם רק כדי לסמן וי ולצאת ידי חובה. כדי שהאירוע שלכם יהיה מושלם, אתם צריכים ליהנות ממנו. אם אתם לא מצליחים להפיק אירוע שאתם נהנים ממנו, אין לכם דרך לצפות שמישהו מהאורחים שלכם ייהנה. ובסופו של דבר, זוהי בעצם כל התורה כולה.

 (תמונות: FreeDigitalPhotos)

תגובות
אין תגובות למאמר