התקשרות עם ספקי משנה- איך עושים את זה נכון?

את לקוחותיי בענף זה, אני פוגש לרוב בשתי סיטואציות.

האחת כאשר הם מתכננים מיזם, הפקה או פרוייקט גדול והם מבקשים להסדיר את מערכת היחסים עם המזמין ועם ספקי המשנה איתם הם עתידים להתקשר,  והשנייה היא כאשר הם בתוך או אחרי אותו פרוייקט או מיזם אך לא דאגו להסדיר דבר, ומשהו השתבש.

ולצערנו, לא מעט פעמים דברים משתבשים או לא הולכים לפי המתוכנן.

הצורך להעזר בספקי משנה

אין זה סוד כי מפיקי ארועים, מכל הסוגים, נעזרים על בסיס יומיומי בספקי משנה. הדבר הכרחי וחיוני לצורך מתן השירות אותו הם מציעים ללקוחותיהם, שהרי על אף הרצון הטוב והנכונות (אשר וודאי קיימת בשפע), אדם או גוף אחד לא יכולים באמת לספק למי שהזמין הפקה של ארוע את כל השירותים בעצמו. בנוסף, לרוב מעדיפים מזמיני הארועים לחסוך את כאב הראש ולהטיל את מלאכת הרכבת פאזל ספקי המשנה למפיק. ובצדק רב, שכן למפיק יש את הידע, הנסיון והמיומנות לכך.

המפיק אחראי

אך לצד היתרון הברור בשיתוף פעולה עם ספק משנה המומחה בתחומו, עולות סכנות לא מעטות המחייבות כל מי שמבקש להתקשר עם ספק משנה, להסדיר את מערכת היחסים עימו באופן ברור ובכתב. הנסיון מלמד כי מפיקים אשר לא השכילו לעשות זאת, מצאו עצמם אחראיים אל מול מזמין הארוע, לרשלנותם של ספקי המשנה אותם שכרו.

זכרו כי מבחינת מזמין הארוע, הכתובת לכל עיכוב, אי התאמה או נזק היא המפיק, כלומר אתם. כך שגם אם אתם מצויים ביחסי חברות או שיתוף פעולה רב שנים עם ספק משנה, אין לכם באמת שליטה על התנהלותו ועל טיב השירותים שיספק ולכן כדאי ורצוי, לשני הצדדים, כי כל ההבנות, החובות, והזכויות יוסדרו על גבי הסכם קצר. ברוב המקרים, דווקא הימצאותו של הסכם ברור מונע סכסוכים עתידיים ומהווה תמריץ חיובי להעניק שירות טוב.

נקודות מרכזיות בכל הסכם עם ספק משנה

עתה, משהחלטנו שברצוננו לערוך הסכם, אגע להלן בנקודות המרכזיות שחשוב שבו יופיעו. מובן כי מדובר ברשימה שאיננה ממצה ובמקרים רבים יש להתאים את ההסכם לסוג השירותים ולהסדיר סוגיות משפטיות נוספות.

1.     הפרטים היבשים: לעיתים דווקא הפרטים הברורים והוודאיים מכל עלולים לגרום לבלבול או אי הבנה ומכאן הדרך לסכסוך ולעגמת נפש קצרה. הקפידו לציין בבירור מתי והיכן מתקיים הארוע, ובאיזה שעה על הספק להתייצב במקום (למשל במקרה של הקמת תפאורה, או באלנס במקרה שמדובר במוסיקה). אל תתביישו להוסיף הוראות המחייבות את הספק שלא לאחר או להגיע בלבוש הולם. 

2.      מהו השירות המוזמן: תיאום ציפיות בעניין זה חשוב לאין שיעור. על הספק להבין היטב מהם השירותים אותם התחייב לספק, ובאיזה היקף. 

3.      התמורה: וודאו כי גובה התשלום, וכן אופן התשלום (שוטף, מזומן וכו') ברורים ומוסכמים. 

4.     רשיונות ואישורים: בקשו מהספק להצהיר כי בידיו כל הרישיונות, התקנים והאישורים הרלוונטיים להעניק את השירות או לספק את המוצרים.  

5.      ביטוח: הקפידו כי כל ספקי המשנה ועובדיהם מבוטחים בביטוח מתאים ובייחוד בביטוח צד שליש המתאים לסוג העיסוק שלהם. 

6.       כוח עליון: חשוב מאוד להסדיר סוגייה זו, אשר הינה אקטואלית מאד במדינתנו. ארועים של מלחמה, מתקפות טרור או מצב בטחוני רגיש עלולים להביא לביטול ארועים בהינף יד. הקפידו ליצור מנגנון שיאפשר לכם לבטל את ההזמנה במקרה כזה או במקרים אחרים של כוח עליון (אסון טבע, שריפה, שביתות וכד'). 

7.       אחריות לנזקים: רישמו בבירור כי הספק לא יוכל להתחמק ממעשיו, ובמידה וגרם נזק למי מהאורחים/ מוזמנים או לאחר עקב רשלונותו או רשלנות עובדיו, יהיה עליו לשאת בנזקים. הרלוונטיות של סעיף זה תשתנה כמובן בהתאם לסוג הספק.  

8.       העדר יחסי עובד-מעביד: אחד היתרונות הברורים בהתקשרות עם ספק משנה היא כי מדובר ב"פרילנסר" אליו אינכם מחויבים. בוודאי לא בכל מה שקשור בתנאים סוציאליים. לעיתים התקשרות ארוכת טווח עלולה לבלבל ספקים שונים ולגרום להם להאמין (או לרצות להאמין) כי שוררת בין הצדדים יחסי עובד מעביד שטומנים בחובם השלכות כלכליות כבדות משקל עבור המפיק. על כן, הקפידו תמיד להבהיר מה טיב היחסים.

 עו"ד עוז חיים מתמחה במשפט מסחרי, קניין רוחני ודיני אינטרנט

אתר: www.haim-law.co.il

 הבהרה: כל האמור לעיל הינו בגדר מידע כללי ואינו מהווה תחליף לייעוץ משפטי פרטני

מאמרים נוספים שיכולים לעניין אותך