הפקת אירוע או פעילות קד"מ ב"לו"ז ישראלי"

הפקת אירוע או פעילות קד"מ ב"לו"ז ישראלי"

להיות ישראלי זה כבר מזמן לא רק שייכות לאומית או אתנית. ישראלי זה אופי, וזה אוסף של תכונות וערכים שמאפיינים קבוצה יוצאת דופן של אנשים, שהתיישבו לחופי הים התיכון. כישראלים, אחד היתרונות הגדולים שלנו זה היכולת לעבוד תחת לחץ, לאלתר ו"לספק את הסחורה" על הצד הטוב ביותר, גם בלוחות זמנים קצרים. עם זאת, חייבת תמיד להישאל השאלה – האם זה בגלל שאנחנו יודעים להגיב טוב במצבי לחץ, או שמא אנחנו אלה שמייצרים את המצבים האלה, משום שרק כך אנחנו יודעים ורגילים לעבוד?
 

בשנים האחרונות, בגלל המיתון והתחרות הקשה, החל תהליך מסוכן, שלדעתי ולדעת ותיקי המקצוע, פוגע ברווחיות הענף ובטווח הארוך – גם בתדמית הכל כך מקצועית שכולנו מנסים ליצור לעצמנו לאורך השנים. 

התהליך המדובר הוא קיצור לוחות הזמנים מרגע פניית הלקוח (החברה המסחרית) לחברת הקד"מ או ההפקה, ועד מועד אספקת המוצר הסופי (שהוא פעילות הקד"מ או האירוע). וכך, אם לפני כשלוש שנים, זמן התגובה הממוצע נע סביב שבועיים, כיום זמן התגובה הממוצע עומד על כשבוע, כלומר, מדובר פה בקיצוץ משך העבודה ב-50 אחוזים!

חשוב לציין, שלעתים, במסגרת אותו שבוע של ארגון והכנות צריך לתכנן אסטרגיה, לגייס כוח אדם, לעצב מתחמים (כולל הדמיות ממוחשבות), לקבל אישור על עיצוב (שלרוב כרוך בתיקונים של ההדמיות והעיצוב) ובהמשך, כמובן, יש צורך בייצור ובבינוי התפאורה, וכל זה בפרק זמן של חמישה-שישה ימי עבודה!

הטירוף הזה מוביל לידי כך, שמנהלים, תקציבאים, מפיקים, מעצבים ועובדי הייצור וההקמה, מוצאים עצמם עובדים מסביב לשעון, צורכים קפאין בקצב היסטרי ומטפחים אולקוס כאילו היה מדובר בחיית מחמד.

מעבר לתופעות הלוואי הללו, הרי שהלו"ז הצפוף מוביל לירידה בקריאטיביות, ברמת התכנון והאסטרטגיה, ברמת העיצוב וגם פוגע ברווחיות (בעיקר בגלל תשלום שעות נוספות ועקב חוסר זמן לניהול מדיניות רכש נבונה).

בסופו של דבר, מתוך רצון להגיב במהירות ובשל דוחק הזמן, בסיכומו של פרויקט עולה שאחוזי הרווח מזעריים או לא קיימים כלל. ומעבר לכך, כשהתכנון, האסטרטגיה והבינוי נעשים בחופזה, הלקוח עלול להתאכזב מהתוצאה הסופית ואולי מהתחום כולו, באופן שישפיע על חלוקת תקציב השיווק שלו לעתיד.

איך ייעצר הסחף?
לאחרונה פורסם, שמשרדי פרסום מובילים סירבו להציג מצגת קריאטיבית יקרה לבעלי רשת ברגר קינג, גם במחיר ויתור על התקציב משום שמצגות אלו עולות למשרדי הפרסום עד עשרות אלפי דולרים בשנה ולטענתם, התופעה חרגה למימדים המכרסמים ברווחיות.

וכך, כשם שמשרדי הפרסום החזקים והגדולים החלו בתהליך של חזרה לאופי שפוי של עבודה, כך צריכים המשרדים החזקים בתחום "ה-
b.t.l
" לעצור את הסחף ואולי לסרב לעבודות בלו"ז צפוף מדי, דווקא מתוך יושר מקצועי, או לכל הפחות, לגבות תשלום נוסף בעבור עבודה בלחץ של זמן, ותתפלאו, כשיהיה מדובר על עלויות נוספות, תצטמצם התופעה מאליה.

אחד ממנהלי חברות האירועים הגדולות מסכים עם העובדה כי לוח הזמנים התקצר בצורה משמעותית וגורסים כי: "אנו רואים יותר ויותר מצבים בהם ההתדיינות הפנימית אצל הלקוח ארוכה ומתמשכת, ויש קושי בקרב מקבלי ההחלטות לקחת החלטות. כשאנו מקבלים כבר אישור להפקה, לא נותר זמן להפקה עצמה. רבים מהלקוחות אינם בעלי ניסיון ואינם מודעים לעובדה שלא מדובר במוצרי מדף. 90 אחוזים מהלקוחות שוכחים שיש זמן הפקה, וחושבים שמרגע ההחלטה שלהם האירוע מוכן תוך יומיים. חברות ההפקה לא רוצות להפסיד את התקציב, ולכן עובדות הרבה יותר קשה. הענף לא צריך להגיע למצב של ייצור אירועים בזמן קצר". 

מה הפתרון?
"עם לקוחות בלי ניסיון והבנה חשוב להבהיר דברים חד משמעית גם במחיר של נחישות והצבת אולטימטום ללקוח. חלק מתפקיד מנהל ההפקה הוא גם לכוון את הלקוח ללוחות זמנים טובים יותר כך ששני הצדדים יהיו מסופקים, ובכדי שהלקוח לא ירגיש לא מרוצה, כי הדברים לא התבצעו כפי שראה בפרזנטציה הראשונית, בגלל חוסר זמן. תמיד יש להביא בחשבון בתכנון לוחות הזמנים מקדם בטחון".
 

מאמרים נוספים שיכולים לעניין אותך