המדריך להצלחה בתערוכות

המדריך להצלחה בתערוכות

1. תערוכה נכונה וקהל יעד

עם הצלחה לא מתווכחים,
בדקו באילו אירועים המתחרים שלכם מופיעים. אם אין לכם מתחרים עדיין, בדקו באילו אירועים משתתפות חברות הפועלות בשוק היעד שלכם.
זהו מיהו קהל היעד בכל תערוכה, האם תערוכה מקצועית או שפתוחה לקהל הרחב, על סמך קהל היעד רצוי לקבל את החלטת ה-"go / no go" , כמו גם התאמת הקונספט השיווקי של הביתן לאופי קהל היעד של התערוכה.

לדוג' –
בתערוכה מקצועית חשוב ליצור איזור ישיבה למפגשים של אחד על אחד, אפשר גם ליצור בר להנעמת ולהארכת שהות המבקר בביתן.

בתערוכה הפתוחה לקהל הרחב חשוב לבלוט ולהיות אטרקטיבי תוך מקסום מטראז' התצוגה.
שלחו הזמנות לכל מי שאתם רוצים לפגוש ועשוי להיות שם. עברו על רשימת המשתתפים ובדקו מי מעניין אתכם. שבו על הטלפונים וקבעו פגישות.

פגישה שנקבעה מראש היא הרבה יותר אפקטיבית מפגישה אקראית.

2. מיקום הביתן התערוכה
בכל תערוכה יש אזורים "חמים", לרוב המקומות הקרובים לכניסות וליציאות נחשבים כאזורים המועדפים.

במרבית התערוכות משוריינים המקומות הטובים ביותר כאיים גדולים לחברות הגדולות בענף, האזורים האטרקטיביים הבאים בתור לרוב לא שמורים והם בחזקת "כל הקודם זוכה". 

תכנון מוקדם וזריזות תגובה יכול לשריין לך מיקום אטרקטיבי.

תערוכות מקצועיות רבות מחלקות את איזור התצוגה על פי תחומי עיסוק ולכן סביר להניח ששכניך בתערוכות הגדולות הם גם מתחרים שלך.

3. תקציב התערוכה

על מנת להיות אפקטיבי בתערוכה צריך להיראות ייצוגי, מרשים, נעים וזכיר.
ישנם סוגים שונים של ביתנים – החל מבינוי עץ (נגרות) ועד למערכות מודולאריות. ההבדל הוא שביתן נגרות משמש לתערוכה אחת או שתיים ואח"כ נזרק לפח, ולא ניתן להקימו לבד אלא רק בעזרת אנשי מקצוע נלווים.

כאשר בעל עסק משתתף במספר רב של כנסים בשנה העלות של כל תוספת כזו הופכת למשמעותית. ביתן העשוי ממערכת מודולרית מאפשר ליצור על גבי מבנה הבסיס  כל  תצורות שונות שניתן לבנות אותן לבד, אפילו עד תצוגות של עשרות מטרים. המערכות המודולאריות מחזיקות שנים רבות וניתן לשדרג אותן.

מה צריך לתקצב כשמתקצבים תערוכה?

מלבד התשלום למארגני התערוכה, תצטרכו לתקצב גם את הדברים הבאים:


ביתן

גרפיקה לביתן

משלוח

הזמנות

מתנות

חומר שיווקי
נסיעות


4. קונספט הביתן
בין אם הקונספט הוא תדמיתי או מכירתי, וודא כי הוא ברור ועבר כהלכה,
נסה אותו על מספר אנשים מראש על מנת לראות כי המסר באמת עובר, אל תפחד לשנות במידה ואתה חש כי הוא אינו אפקטיבי דיו.

5. הדמיות

הדמיה איכותית של ביתן תאפשר לך לקבל מושג אמיתי לגבי מראה הביתן הסופי, חברות רבות גם מאפשרות ליצור סיור וירטואלי בביתן. זהו כלי חשוב ואפקטיבי מאין כמוהו לניטרול בעיות בטרם מאוחר מדי.

6. לוחות זמנים

בנה לוח זמנים מדויק לכל שלב בפרויקט, השאר לך את היום האחרון לפני התערוכה פנוי, אתה תזדקק לו לצורך טיפולים של הרגע האחרון.

7. כח אדם בתערוכה
אם לא שריינתם פגישות רבות מראש, רצוי שבתערוכה יהיו לפחות שלושה אנשים - ומינימום שני מציגים בכל רגע נתון בביתן.

כח האדם שאתם מציבים כמציגים חייב להיות הצוות המיומן ביותר שאתם יכולים להציב – חייבים להיות מסוגלים לספק אינפורמציה על המוצר מחד  ולחלץ מידע מהמבקר מאידך.

בנוסף לכח האדם שמוקצה לביתן, כדאי כי אדם נוסף מטעמכם יסתובב בשטח התצוגה וינסה "לדוג" אנשים לביתן.

8. מולטימדיה

וודא כי המולטימדיה שאתה משתמש בה מתאים להצגה בתערוכה.

סרט טוב הוא כזה עם ויזואליות רבה שמושך את העין, מגרה ויצר עניין להמשך צפייה.

לא כל סרט חברה מתאים לתצוגה בתערוכה, "ראשים מדברים" לדוגמא הוא פורמט לא נכון מכיוון ומלל רב מדי נבלע בהמולת הרקע.

דאג שכל סרט שאתה מקרין יתגולל בלופ על מנת לאפשר לאנשים שהגיעו באמצע ההקרנה להמשיך לראות את החלקים שהפסידו.

9. גימיקים וקד"מ בתערוכה

דאג לתת שואו ולוודא כי המזכרת שלך מהתערוכה תישאר על שולחנו של הלקוח שלך.

אל תמעיט בחשיבות המתנה שאתה מחלק, לפעמים המתנה היא שתקבע את מי הלקוח הפוטנציאלי שלך יעדיף, אל תשכח! גם הלקוח שלך מחליט החלטות מהבטן ולא רק מהראש.

רצוי שתהיינה מתנות משני סוגים;

זול מאוד - שכל מי שעובר יוכל לקחת (ממתקים, סוכריות, צעצועים זולים..)

מתנות מושקעות ($1-2) – למסירה למבקרים  יותר חשובים.

10. ברושורים ופליירים

דאג כי החומר המודפס שלך יהיה מדויק ומתאים לקהל שלך, דאג כי השפה תהיה ברורה.

וודא כי הגרפיקה בביתן קשורה קשר הדוק בחומר הפרסומי בכדי ליצור המשכיות של חווית הלקוח שלך.

מראש ודא כי תרגמת את החומר לשפות "הנכונות" לתערוכה וכי לא קיפחת קהל ידע פוטנציאלי.

11. איסוף נתונים

וודא כי כל הלידים שלך מטופלים, דאג ששום אינפורמציה לא תיפול בדרך וכי אופן האיסוף אחיד ומפורט דיו.

בתום הכנס שלח לכל ליד מכתב תודה בכדי ליצור קשר אישי, דאג לעשות זאת בזמן בכדי לא לאבד את הרושם שנוצר בתערוכה.


בברכת תערוכה מוצלחת ופורה,

איתי ביכלר

מנהל שיווק ומכירות

התערוכה והכנס השנתי של ענף האירועים, תערוכות וקד"מ

אקספו פקטורי

מאמרים נוספים שיכולים לעניין אותך