פרזנטציה אפקטיבית


פרזנטציה אפקטיבית – טיפים וכלים

מאת: ציפי גלזר, התנהגות תדמיתית בעסקים ובחברה

הכניסה היא צורת התקשורת הראשונה. הרושם הנקלט עשוי להשפיע על הכימיה, הרצינות ורמת האמון. ע"י הלבוש אנו מקרינים את אופיינו והתייחסותנו למעמד. יש להתאים את הלבוש לסיטואציה ולקהל אך בכל מקרה להקרין רצינות ומקצועיות. על הלבוש להיות מסודר ונקי וחשוב שיהייה נוח. הקהל בוחן מכף רגל ועד ראש, וכל פריט יוצא דופן מסב את תשומת הלב.
התכונות המאפיינות מופיע טוב הן: ביטחון עצמי, דינמיות, ידע ומומחיות. שני הראשונים נוגעים לתחום הבלתי מילולי, ובאים לידי ביטוי ע"י צורת העמידה, תנועות הידיים, קשר העין, תנוחת הראש והבעות הפנים. למסר הבלתי המילולי השפעה על רמת הקשב וטיב ההתייחסות הרגשית. כשמופיעים בנינוחות ומקרינים ביטחון עצמי הקהל מרגיש בנוח ובוטח.

דרכים להתמודדות עם פחד קהל
הדרך הטובה להתמודד היא ראשית לקבל את זה. בנוסף, צריך להיות מוכן היטב, ללמוד להירגע ולשחרר מתח ע"י תרגילים או הרפיה, ולדמיין את עצמך מדבר. אין להתנצל על היותך עצבני. אם לא תגיד אף אחד לא ישים לב. הפוך עצבנות לאנרגיה חיובית תוך הפעלת טכניקות כמו המנטרה, כווץ האגן, הרפיה, חימום ועוד.

ארגון המסר המילולי
לפני ההכנה יש להבהיר לעצמנו כמה שאלות:
א. מהי מטרת המסר?
ב. מהם התכנים שרוצים לכלול? יש לאתר ולערוך לפי סדר החשיבות רק מה שרלוונטי.
ג. מה יהיה סגנון המסר? איך להציג באופן המתאים ביותר לקהל

מבנה המסר
שלב הפתיחה: מבחן הרושם הראשון. עקומת הקשב עולה במהירות, זמן החסד. שלב בעל שני חלקים:
1. הפתיחה של הפתיחה היא מסר עצמאי שתוכנו אינו קשור בהכרח לתוכן הצגת הדברים. המטרה היא למשוך את תשומת לב הקהל, להתחבר אל המאזינים וליצור קשב מיידי. נקודה זו קריטית להצלחת ההופעה כולה. האפשרויות: בדיחה קצרה שיש לה זיקה לקהל או לתוכן המסר, סיפור קצר, ציטוט של אדם מפורסם, פתגם מתאים, שאלה המותאמת לנושא - אך בשאלה אל תחכה למענה, המשך במסר.
2. הפתיחה תכלול הגדרת הנושא, הצגת ראשי פרקים ותכנים. אפשר גם להציג את המסר המרכזי – ההצעה, העמדה או המסקנה כדי למקד את תשומת הלב כבר בהתחלה.
גוף המסר: התכנים המייצגים את הנושא שעליו בחרת לדבר. זהו עמוד השדרה של הצגת הדברים. הנושאים שתעלה או הנקודות שתפתח, הן החוליות. על החוליות להיות מחוברות זו לזו.
בהצגת דברים אפקטיבית צריכה להיות זרימה  של הנושאים. עליהם להתחבר זה לזה בקשר הגיוני. הדרך שתבחר לארגן את גוף המסר מתחייבת מן הנושא.
שלב הסיום: שלב זה של הצגת הדברים דומה מבחינת המבנה שלו לשלב הפתיחה וגם בו יש סיום וסיום של הסיום.
1. הסיום הוא למעשה סיכום המסרים העיקריים של הצגת הדברים, על מה דיברנו עד עתה. למעשה עיקרי הדברים נאמרים פה בפעם השלישית.
2. הסיום של הסיום, מטרתו לבנות קשר חיובי ישיר עם הפרטים בקהל. כמו הפתיחה, גם הוא קריטי להצלחת הפרזנטציה. מבחינת התוכן הוא כולל שני מרכיבים: מסר מרכזי ומסקנה (או ההצעה שלי), ופנייה ישירה אל הפרטים בקהל. תוכן הפנייה מותנה במטרה של הצגת הדברים: שכנוע, פעולה, הנעה, הרגשת שותפות, הצגת אני מאמין וכו'. הפנייה הזו נעשית גם בעוצמת קול גבוהה יותר. חשוב לסיים את הצגת הדברים במשפט בעל אופי חיובי.

טכניקת ה- POP:
P - POSITION  -תיאור מצב קיים והבעייתיות שלו: היום בתחום יש, מה ההבדל בין, מה קורה היום בשוק, ההיסטוריה של. זהו למעשה תיאור היסטורי קצר, או השתלשלות עניינים שהביאה אותך לכאן. זהו קטע הכולל תיאור מצב קיים והבעייתיות שלו.
O - OPTION  - הצגת האופציות/החלופות/הברירות - מהאופציה הכי פחות טובה לטובה ביותר. זהו עיקר הדברים,  מרכז השיחה, ההצעה שלך, מה כדאי לעשות בנדון שעל הפרק.
P - PROPOSAL - הצגת ההצעה שלי ומספר משפטים אופטימיים המדגישים את האמון שאנו נותנים בשומעים. מה שאומרים בסוף, זה מה שזוכרים. משום כך חשוב שהסיום יהיה מבטיח, חיובי, מרשים כתרועת חצוצרות במגרש הניצחון.

הגיבוי בכתב
נוח לשימוש כרטיסיות 20
X14 ממוספרות, מסודרות לפי נושאים. כך זה קליט ומשמש מזון מהיר לעין. כתב יד ברור וגדול. מילות מפתח בלבד ושימוש בצבעים.

קשר עין בקבוצה של עד 15 איש 
יש ליצור קשר עין עם כל פרט בקבוצה ולתת התייחסות אישית. ממקדים את המבט בכל פעם לפרט אחר בקבוצה. מצמידים את המבט ורק אח"כ פותחים בדברים. מעבירים לו יחידת רעיון שלמה, קצרה (5-7) שניות. אין לעשות זאת בסבב. יש להפתיע ולבחור אנשים בקווי רוחב שונים.

לשון הגוף
כשמפעילים גירויים ויזואליים ואודיאליים עולה קליטת המסר. יציבה אפקטיבית כוללת עמידה ישרה, פיסוק קל, בטן בפנים, ראש ישר, ברכיים ישרות אך לא נעולות. כך ניתן להשתמש בידיים, לנשום נכון ולהפיק צליל טוב. הבעות פנים: חיוך ומאור פנים. כשמחייכים מעבירים מסר של "אני שמח להיות אתכם, נהנה בחברתכם" אין להגזים בחיוכים ולא לחייך בזמן העברת מסר רציני כדי לא לגרום לדיסונאנס קוגנטיבי - אי תאימות בתפיסה. גם חיוך מתמיד פוגם באמינות.

הקול ואיכות הדיבור
שלושה מרכיבים חשובים: עוצמה, מהירות, טונציה.
כדי ליצור אווירה נוחה יש להימנע מעוצמת דיבור חלשה מדי שאינה נשמעת, או עוצמה חזקה מדי היוצרת אווירה לא נעימה ומלחיצה. דיבור איטי יוצר אווירה משעממת ומרדימה, דיבור מהיר מקשה לקלוט. הטונציה צובעת את ההצגה. לדוגמא הרמת קול להדגשה או דומיה לאחר משפט חשוב.

סגנון המסר
משפטים קצרים, פשוטים, מילים מובנות לכל נפש. יש להשתמש בבניינים פעילים ולא סבילים, ניסוחים חיוביים, שפה מדוברת. להימנע משגיאות לשוניות, שפת רחוב ומילים ללא משמעות תוכנית (בעצם, כאילו).

ממה להימנע:
אכילה ושתייה לפני הפרזנטציה, משקאות מוגזים, ארוחה כבדה, אלכוהול.

מה לעשות בקשר ל:
יובש בפה - מים,
ידיים מזיעות - מטפחת עם סודה לשתייה,
רעד בקול - נשימה עמוקה,
בלק אאוט - להציץ בחומר.

בהצלחה!
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

ציפי גלזר, התנהגות תדמיתית בעסקים ובחברה, אימון אישי ועסקי
http://www.tadmit4u.net/tzipi.html

מאמרים נוספים שיכולים לעניין אותך