איך מוסיפים קצת פלפל לאירוע פרווה

איך מוסיפים קצת פלפל לאירוע פרווה (אירוע עסקי)

מאת דן קריסטל – מנחה אירועים

איך מוסיפים פלפל לאירוע פרווה?

אז איך באמת מוספים קצת פלפל לאירוע, אשר לפחות בהגדרה הוא אירוע "פרווה"/לא מעניין?

לענות על שאלה זו נראה כמו לענות על שאלת מיליון הדולר. "מתכון זהב" שתמיד עובד? אולי. לא בטוח.

אבל מה שבטוח הוא שדרך ההכנה דומָה לדרך הכנת תבשיל יותר מאשר עוגה, אין מידות מדויקות שמשכפלות עצמן בכל פעם, כן יש הרבה "טאץ'" אישי, מינון עדין של תבלינים, המתנה ובישול ארוך והמון המון אהבה. וכמו שתמיד ישנם תבלינים אשר ישדרגו את התבשיל ולכן מומלץ להשתמש בהם כ"מבטיחי הצלחה", כך גם בבניית אירוע והנחייתו. גם כאן ישנם מרכיבים שחשוב שיהיו בכל פעם, גם אם המינונים משתנים.

אז מהם המרכיבים "הסודיים"? הנה העיקריים שבהם, ולאו דווקא לפי סדר חשיבות מסוים.

בשלבי ההכנה המקדימים:

* הקשבה והבנה למזמין ולבקשותיו. החל מהשלב הראשוני של יצירת הקשר עם מזמין האירוע, הצלחת האירוע היא ההצלחה של כולם, שנאמר "צריך שניים לטנגו". הקשב למזמין האירוע לרצונותיו/משאלותיו/לפנטזיות שלו.

לאחר מכן מתפתחת השיחה החופשית לשיחה מונחית, עם שאלות מנחות, אשר נועדו למקד את רצונותיו של המזמין, וכך לאפשר למנחה להבין טוב יותר לא רק מהו אופיו של האירוע ומי המשתתפים, אלא בעיקר – מהו סוג הריגוש המצופה מהמנחה, על אילו מיתרים עליו לפרוט באירוע. ניתן לומר כי למעשה ממנחה האירוע מצופה לרגש את הקהל. אבל בטוב טעם ובאופן אלגנטי ואינטליגנטי.

* יצירת דיאלוג פורה משותף. ככל שמזמין השירות ישותף יותר בתהליך בניית האירוע, ידע מה הכיוון, ירגיש שלרעיונות שלו יש מקום וביטוי בתהליך בניית האירוע, כך מידת החשש והחרדה מפני האירוע עצמו, מפני ה"לא ידוע" תקטן ומידת בטחונו במנחה תגדל. על-מנת שזה יתאפשר על המנחה לשדר כל הזמן בשני גלים מקבילים – האחד שיתוף, השני – הובלה מתוך ביטחון, בבחינת "אני יודע את העבודה, בטח בי שאני מבקש אך את טובתך". כאשר ישנה סינכרוניזציה בין שני גלי השידור הללו, מתקדמת לה הכנת האירוע באופן בטוח. אם אין – חובה על המנחה ליזום מפגש משותף על-מנת לברר מהו מקורה של הא-סינכרוניזציה ולתקן בהתאם, במהירות. התעלמות ממצב זה עלולה להיות הרסנית לכל הצדדים.

* פתיחות לרעיונות חדשים. נכון, כל מנחה מגיע למפגשי ההכנה ולהנחיית האירועים השונים עם "ארגז כלים" אישי משלו, אשר נבנה במשך הזמן. נכון, מרבית האירועים דומים באופיים ובקהלי-היעד שלהם (בייחוד אירועי קד"מ), ועדיין פתיחות לרעיונות חדשים היא אחד המפתחות הבסיסיים להצלחת הנחיית האירוע. העז להציע, בביטחון, מרעיונותיך, הובל את השיחה, ועדיין היה קשוב ופתוח לרעיונות חדשים אשר עולים במהלך השיחה. הפגן פתיחותך בשיתוף מזמין ההנחיה ברעיונות שלקחת עימך מהתנסויות קודמות.

נכון, יש כאן חזרה אל הנקודה הראשונה של הקשבה ופתיחות אל מזמין השירות, בבחינת מעגל שנשלם.


באירוע עצמו:

* התאמה לאופי האירוע והקהל. התאם לבושך לאופי המקום, האירוע וקהל. גם ככה תמשוך את תשומת הלב כאשר תעמוד על הבמה (או ליד הפודיום) ותנחה, אין צורך למשוך את תשומת הלב בלבוש הפגנתי מדי, או אז אי-התאמה זו עלולה לצרום בעיניי המשתתפים. במצב שכזה תשומת הלב תהיה ממוקדת בלבושך ופחות בתוכן דבריך (והלא תוכן הדברים הוא הדבר החשוב ביותר שלשמו נשכרו שירותיך).

* צור אווירה מכובדת, נעימה ואישית לפני ההנחיה ואחריה. נכון, אתה אמנם "רק" מנחה האירוע, אבל לנוכחות שלך חשיבות רבה מאד לאירוע כולו. לכן הקדש תשומת לב וזמן להכרות וליצירת אוירה נעימה, מכובדת ואישית עם צוות העובדים של מזמין האירוע ומנהליו, כמו גם עם מוזמני האירוע עצמו – לפני ההנחיה ואחריה. זכור כי עבור מזמין ההנחיה הצלחת האירוע חשובה מאד (לא פחות ממך), לכן הרגע אותו, בעדינות עד כמה שאפשר. שדר לו כי הוא "בידיים טובות ובטוחות".

* צור אווירה נעימה ונכונה במהלך ההנחיה. שלב הומור אינטליגנטי, שגם הקהל ומזמין השירות יבינו, אבל במידה הנכונה, במינון הנכון ובמיקום הנכון. איך עושים את זה? אינני בטוח שאוכל ללמד זאת, אבל אני כן בטוח כי מפעם לפעם לומדים מהם המינון, המיקום והמידה הנכונה.

זכור – הוזמנת להנחות אירוע החשוב מאד למזמינך, לא פעם הוא עלול להיות קריטי עבורו, לא הוזמנת להעביר מופע סטנדט-אפ. במידת האפשר, ולאחר שקיבלת לכך את אישור מזמין השירות, פנה אל מזמין השירות/אל המנכ"ל/אל האנשים שעל הבמה (הכל תלוי כמובן באופי האירוע ומיהם המשתתפים) בשמם הפרטי. על-פי רוב תחווה מחווה זו כ"שבירת קרח" והיא יכולה לתרום תרומה משמעותית ליצירת האווירה הנוחה והנכונה עבור מזמיני השירות.

* הפגן נוכחות עם תום ההנחיה. עם תום ההנחיה – אל תעלם. הקדש זמן לשמיעת משובים מיידיים של מזמין השירות ואחרים (בד"כ הם האמיתיים ביותר, אלה שיוצאים מהלב ומתחושת-הבטן שההנחיה הותירה באנשים). נוכחותך במקום לאחר ההנחיה גם משדרת כי אתה מכבד את מזמיני ההנחיה ואורחיו.

... ולאחר האירוע -

צור קשר עם מזמין האירוע כמה ימים אחרי, לאחר שהגלים רגעו ורמת האדרנלין בדם ירדה. ברר עימו כיצד היה לו, כיצד חווה את האירוע כולו וההנחיה בפרט. אם יש ביכולתך, בקש ממנו למלא עבורך משוב לשם למוד, שיפור והשבחה. מה שמצריך אותך ללמוד מהמשוב ולהפנים את הנקודות העיקריות.

מאמרים נוספים שיכולים לעניין אותך